Politika privatnosti

1. Uvod

KONFEKS d.o.o. poštuje privatnost svojih korisnika, poslovnih korisnika, zaposlenika poslovnih korisnika i posjetitelja web stranice te se obvezuje štititi osobne podatke u skladu s važećim propisima Republike Hrvatske i Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR).

Ova Politika privatnosti objašnjava koje podatke prikupljamo, u koju svrhu ih obrađujemo, koliko dugo ih čuvamo te koja su vaša prava.

Ova Politika privatnosti odnosi se na web stranicu WEHR dostupnu na adresi https://wehr.app te na korištenje WEHR sustava za digitalno naručivanje i upravljanje ugostiteljskim objektima.

2. Voditelj obrade podataka

Voditelj obrade osobnih podataka je:

3. Koje podatke prikupljamo

Ovisno o načinu korištenja web stranice i WEHR sustava, možemo obrađivati sljedeće osobne podatke:

• podatke dostavljene putem kontakt obrasca, uključujući ime i prezime, naziv tvrtke ili ugostiteljskog objekta, e-mail adresu, broj telefona i sadržaj poruke
• e-mail adresu korisnika kojem je dodijeljen pristup WEHR sustavu
• lozinku pohranjenu u zaštićenom, hashiranom obliku
• podatke o korisničkim ulogama i ovlastima unutar WEHR sustava
• tehničke podatke povezane s prijavom i korištenjem sustava, uključujući zapise prijava, IP adresu i sigurnosne logove kada je to nužno radi sigurnosti i pravilnog rada sustava
• podatke o poslovnom korisniku, odabranom paketu, statusu pretplate i korištenju ugovorene usluge
• podatke zaposlenika ili ovlaštenih osoba koje poslovni korisnik unese u WEHR sustav radi dodjele pristupa i korisničkih prava

Ne prikupljamo više podataka nego što je potrebno za funkcioniranje web stranice, obradu upita, dodjelu pristupa korisničkim profilima i pružanje WEHR usluge.

4. Kontakt obrazac

Prilikom slanja upita putem kontakt obrasca možemo prikupiti:

• ime i prezime
• naziv tvrtke ili ugostiteljskog objekta
• e-mail adresu
• broj telefona
• sadržaj poruke

Prikupljamo isključivo podatke koje nam dobrovoljno dostavite.

Podatke dostavljene putem kontakt obrasca koristimo isključivo za:

• odgovaranje na vaše upite
• predstavljanje WEHR sustava
• dogovaranje prezentacija i demonstracija
• uspostavljanje i održavanje poslovne suradnje

Vaše podatke ne prodajemo niti ustupamo trećim stranama u marketinške svrhe.

5. Korisnički računi i prijava u sustav

Korisnici WEHR sustava ne kreiraju samostalno korisničke račune putem javne web stranice.

Pristup WEHR sustavu omogućuje se putem unaprijed dodijeljenih korisničkih profila koje kreira KONFEKS d.o.o. ili poslovni korisnik unutar svog korisničkog sučelja.

Za potrebe pristupa i korištenja WEHR sustava možemo obrađivati:

• e-mail adresu korisnika
• lozinku pohranjenu u zaštićenom, hashiranom obliku
• korisničku ulogu i ovlasti pristupa
• tehničke podatke potrebne za sigurnu prijavu i korištenje sustava

Lozinke korisnika ne pohranjuju se u čitljivom obliku.

Podaci korisničkog profila obrađuju se radi:

• omogućavanja pristupa WEHR sustavu
• autentifikacije korisnika
• zaštite korisničkog profila
• sigurnosti sustava
• dodjele korisničkih prava i ovlasti
• pružanja ugovorene usluge poslovnom korisniku

Korisnik je odgovoran za čuvanje svojih pristupnih podataka i za aktivnosti koje se odvijaju putem njegovog korisničkog profila.

6. Profili zaposlenika unutar WEHR sustava

Poslovni korisnici WEHR sustava mogu unutar svog korisničkog sučelja kreirati profile svojih zaposlenika ili drugih ovlaštenih osoba.

Podaci koji se pritom mogu obrađivati ovise o unosu poslovnog korisnika, a mogu uključivati:

• e-mail adresu zaposlenika ili ovlaštene osobe
• ime ili oznaku korisničkog profila, ako ih poslovni korisnik unese
• korisničku ulogu
• ovlasti pristupa
• podatke o korištenju sustava potrebne za rad i sigurnost sustava

Poslovni korisnik odgovoran je za zakonitost unosa i obrade podataka svojih zaposlenika ili ovlaštenih osoba te je dužan osigurati da su takve osobe upoznate s obradom njihovih podataka u WEHR sustavu.

KONFEKS d.o.o. takve podatke obrađuje isključivo radi pružanja WEHR usluge poslovnom korisniku.

U odnosu na podatke zaposlenika ili ovlaštenih osoba koje poslovni korisnik unese u WEHR sustav, poslovni korisnik u pravilu nastupa kao voditelj obrade, a KONFEKS d.o.o. kao izvršitelj obrade.

7. Podaci o pretplati i korištenju usluge

Ako poslovni korisnik koristi plaćeni WEHR paket, možemo obrađivati podatke potrebne za administraciju usluge, naplatu, izdavanje ponuda i računa te vođenje poslovne evidencije.

Ti podaci mogu uključivati:

• naziv poslovnog korisnika
• podatke o odabranom paketu
• status pretplate
• razdoblje korištenja usluge
• podatke potrebne za izdavanje ponude ili računa
• komunikaciju povezanu s ugovorenom uslugom

Ako se plaćanje u budućnosti omogući putem vanjskog pružatelja platnih usluga, podaci o plaćanju obrađivat će se u skladu s pravilima tog pružatelja. KONFEKS d.o.o. ne pohranjuje podatke o karticama osim ako je to izričito omogućeno i uređeno putem ovlaštenog pružatelja platnih usluga.

8. Pravna osnova obrade

Osobne podatke obrađujemo na sljedećim pravnim osnovama:

• obrada je potrebna radi odgovora na vaš upit ili poduzimanja radnji na vaš zahtjev prije sklapanja poslovne suradnje
• obrada je potrebna radi izvršavanja ugovorene WEHR usluge
• obrada je potrebna radi ispunjenja zakonskih obveza, uključujući računovodstvene, porezne i druge propisane obveze
• obrada je potrebna radi našeg legitimnog interesa za sigurnost sustava, komunikaciju s korisnicima, zaštitu pravnih zahtjeva i pravilno funkcioniranje usluge

9. Čuvanje podataka

Podatke dostavljene putem kontakt obrasca čuvamo najduže 24 mjeseca od posljednje komunikacije, osim ako je uspostavljena poslovna suradnja ili ako je dulje čuvanje potrebno radi ispunjenja zakonskih obveza ili zaštite pravnih zahtjeva.

Podaci korisničkog profila čuvaju se za vrijeme trajanja korištenja WEHR sustava. Nakon prestanka korištenja usluge ili na zahtjev korisnika odnosno poslovnog korisnika, podaci se brišu ili anonimiziraju, osim podataka koje je potrebno čuvati radi zakonskih obveza, računovodstva, naplate, sigurnosti sustava ili zaštite pravnih zahtjeva.

Podaci zaposlenika ili ovlaštenih osoba koje poslovni korisnik unese u WEHR sustav čuvaju se za vrijeme trajanja korištenja usluge ili dok ih poslovni korisnik ne izbriše iz sustava, osim ako je dulje čuvanje potrebno radi sigurnosti sustava, zakonskih obveza ili zaštite pravnih zahtjeva.

Tehnički zapisi i sigurnosni logovi čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno za sigurnost, održavanje i pravilno funkcioniranje sustava.

Podaci koji se odnose na račune, naplatu i poslovnu dokumentaciju čuvaju se u rokovima propisanim važećim računovodstvenim, poreznim i drugim zakonskim propisima.

10. Sigurnost podataka

Poduzimamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, gubitka, zlouporabe, izmjene ili neovlaštenog otkrivanja.

Sigurnosne mjere uključuju, prema potrebi:

• korištenje HTTPS zaštite
• pohranu lozinki u hashiranom obliku
• ograničenje pristupa podacima ovlaštenim osobama
• tehničke mjere zaštite sustava
• sigurnosne zapise radi zaštite od neovlaštenog pristupa

Unatoč primjeni sigurnosnih mjera, nijedan sustav nije potpuno zaštićen od svih mogućih sigurnosnih rizika.

11. Hosting i tehnički podaci

Za rad web stranice i WEHR sustava koristimo usluge pružatelja hostinga i tehničke infrastrukture koji mogu obrađivati podatke nužne za funkcioniranje web stranice i sustava, uključujući IP adresu, zapise pristupa i tehničke logove.

Takvi podaci obrađuju se isključivo radi sigurnosti, održavanja, dostupnosti i pravilnog rada web stranice i WEHR sustava.

12. Kolačići

Web stranica ne koristi analitičke niti marketinške kolačiće za praćenje korisnika.

Web stranica i WEHR sustav mogu koristiti tehnički nužne kolačiće ili slične tehnologije koje su potrebne za osnovno funkcioniranje stranice, prijavu korisnika, sigurnost i korištenje sustava.

Za tehnički nužne kolačiće nije potrebna posebna privola korisnika jer su potrebni za pružanje usluge koju je korisnik zatražio.

U slučaju uvođenja analitičkih, marketinških ili drugih kolačića koji nisu nužni za rad sustava, ova Politika privatnosti bit će odgovarajuće ažurirana, a korisnicima će biti omogućeno upravljanje privolama gdje je to potrebno.

13. Primatelji podataka

Osobni podaci mogu biti dostupni osobama i pružateljima usluga koji su nužni za rad web stranice i WEHR sustava, kao što su:

• pružatelji hostinga i tehničke infrastrukture
• pružatelji e-mail usluga
• pružatelji računovodstvenih ili administrativnih usluga, ako je primjenjivo
• nadležna tijela kada je to propisano zakonom

S pružateljima usluga koji obrađuju osobne podatke u naše ime poduzimamo odgovarajuće mjere radi zaštite osobnih podataka.

Osobne podatke ne prodajemo trećim stranama.

14. Prijenos podataka izvan Europskog gospodarskog prostora

Osobne podatke nastojimo obrađivati unutar Europskog gospodarskog prostora.

Ako bi u određenim slučajevima došlo do prijenosa podataka izvan Europskog gospodarskog prostora, takav prijenos provodit će se samo kada postoje odgovarajuće zaštitne mjere u skladu s primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka.

15. Brisanje korisničkog profila

Korisnik ili poslovni korisnik može zatražiti brisanje korisničkog profila slanjem zahtjeva na e-mail adresu info@wehr.app.

Nakon zaprimanja zahtjeva, korisnički profil i pripadajući osobni podaci bit će obrisani ili anonimizirani, osim podataka koje je potrebno čuvati radi ispunjenja zakonskih obveza, naplate, računovodstva, sigurnosti sustava ili zaštite pravnih zahtjeva.

Ako poslovni korisnik zatraži brisanje glavnog korisničkog pristupa ili prestane koristiti WEHR sustav, brisanje može obuhvatiti i profile zaposlenika ili ovlaštenih osoba povezane s tim poslovnim korisnikom, osim ako je dulje čuvanje potrebno radi zakonskih obveza, sigurnosti sustava ili zaštite pravnih zahtjeva.

16. Vaša prava

Sukladno GDPR-u imate pravo:

• zatražiti pristup svojim osobnim podacima
• zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka
• zatražiti brisanje osobnih podataka
• zatražiti ograničenje obrade
• uložiti prigovor na obradu osobnih podataka
• zatražiti prijenos podataka, kada je primjenjivo
• podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP)

Za ostvarivanje svojih prava možete nas kontaktirati putem e-mail adrese info@wehr.app.

Ako se zahtjev odnosi na podatke zaposlenika ili ovlaštenih osoba koje je u WEHR sustav unio poslovni korisnik, zahtjev se može proslijediti ili rješavati u suradnji s tim poslovnim korisnikom, ovisno o ulozi KONFEKS d.o.o. u konkretnoj obradi.

17. Izmjene politike privatnosti

KONFEKS d.o.o. zadržava pravo izmjene ove Politike privatnosti u bilo kojem trenutku.

Sve izmjene bit će objavljene na ovoj stranici. Ažurirana verzija Politike privatnosti primjenjuje se od dana objave, osim ako nije drugačije navedeno.